Ley 6727 Costa Rica: obligaciones de contratistas industriales

Resumen ejecutivo

La Ley N° 6727 (Ley sobre Riesgos del Trabajo, 1982) de Costa Rica obliga a todo patrono —contratista, subcontratista o mandante— a asegurar a sus colaboradores en el Instituto Nacional de Seguros (INS) mediante la póliza de Riesgos del Trabajo. El mandante responde solidariamente si el contratista no cumple, lo que convierte la homologación de aseguramiento en una tarea crítica de SSOMA y Procurement antes de cada movilización a proyecto industrial. Este artículo detalla el alcance de la ley, los requisitos de póliza, el registro patronal, las sanciones por incumplimiento y los documentos que verifica la inspección del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Alcance subjetivo: quiénes están obligados por la Ley 6727

La ley cubre a todos los trabajadores por cuenta ajena, sean permanentes, temporales, a tiempo parcial o colaboradores de empresas contratistas en proyectos de terceros. En proyectos industriales —construcción de plantas, energía, agroindustria, infraestructura portuaria— la cadena de subcontratación típica involucra un mandante titular del permiso de operación, un contratista principal (EPC o especializada) y múltiples subcontratistas que aportan dotación para instalación de tuberías, montaje electromecánico, inspecciones no destructivas, servicios de apoyo logístico.

• Contratista: debe mantener póliza INS vigente para el 100 % de su dotación en territorio costarricense, incluyendo personal administrativo y técnico movilizado desde el exterior con permiso temporal.
• Subcontratista: obligación idéntica; no hereda cobertura del contratista principal. Cada empleador reporta y asegura a su propia nómina.
• Mandante: no asegura directamente a colaboradores ajenos, pero responde solidariamente si el contratista o subcontratista omite asegurarlos (artículo 17 de la Ley 6727).

Póliza de Riesgos del Trabajo con el INS: cobertura y registro patronal

El Instituto Nacional de Seguros es el único asegurador autorizado para la póliza de Riesgos del Trabajo en Costa Rica. La contratación es obligatoria a partir del primer día de relación laboral y debe reportarse toda modificación de planilla —altas, bajas, cambio de categoría ocupacional— antes del cierre mensual.

Elementos de la póliza

1. Tarifa por actividad económica: el INS clasifica el proyecto bajo una actividad de la Clasificación Internacional Industrial Uniforme (CIIU) y asigna prima mensual por cada ¢1 000 de planilla bruta. Actividades de alta exposición —construcción en altura, trabajos con equipos de alto voltaje, espacios confinados en plantas químicas— pagan primas superiores.
2. Cobertura de prestaciones:
   • Asistencia médica, quirúrgica, farmacéutica y hospitalaria.
   • Prótesis, ortesis y rehabilitación.
   • Indemnización por incapacidad parcial, permanente o gran invalidez.
   • Pensión de viudez y orfandad en caso de muerte por accidente laboral o enfermedad profesional.
3. Registro patronal activo: antes de iniciar obra, el contratista debe registrarse como patrono en el INS (trámite online en portal INS.go.cr), indicar domicilio de proyecto, representante legal y actividad económica. El registro arroja un número de póliza único que debe aparecer en toda documentación de SSOMA del proyecto.

Reporte de planilla mensual y pago de prima

El contratista declara mensualmente la planilla bruta (salarios ordinarios más extraordinarios, no bonificaciones no salariales según normativa Caja Costarricense de Seguro Social). El INS calcula prima y emite factura. El mandante o responsable de Procurement debe exigir en la homologación:

• Certificación de póliza vigente emitida por el INS (máximo 30 días de antigüedad).
• Constancia de ausencia de morosidad (documento "Estado de Cuenta" del portal patronos INS).
• Planilla reportada actualizada vs. dotación real movilizada al proyecto (cruce de listas ATS o inducción).

Responsabilidad solidaria del mandante: implicaciones operativas

El artículo 17 de la Ley 6727 establece: si un patrono contratista deja sin seguro a algún colaborador, el mandante responde solidariamente por los daños que ese trabajador sufra durante la ejecución del contrato. Esta disposición transforma la verificación de aseguramiento de un control administrativo en una obligación legal de primer nivel.

Impacto práctico en proyectos:

• Antes de otorgar el pase de ingreso a obra (badge o credencial), el área SSOMA del mandante debe confirmar que el colaborador aparece en la última planilla reportada al INS.
• Si el contratista intenta movilizar dotación no asegurada, el mandante debe suspender acceso hasta subsanar. No hacerlo genera pasivo solidario en caso de accidente.
• En ciclos de homologación formales, la certificación INS suele pedirse en fase de precalificación, luego se revalida mensualmente.

Sanciones y fiscalización del MTSS

El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) realiza inspecciones aleatorias o por denuncia en proyectos industriales. Durante la visita, el inspector verifica:

1. Presencia de póliza INS vigente en archivo físico o digital accesible en sitio.
2. Nómina de colaboradores presentes vs. planilla reportada al INS.
3. Cumplimiento de obligaciones conexas (contrato escrito, jornada, salario mínimo, examen médico ocupacional).

Multas y órdenes de cierre: el incumplimiento del aseguramiento genera multa de 1 a 23 salarios base (artículo 610 del Código de Trabajo), más orden de suspensión de actividades hasta subsanar. En proyectos pass-through con hitos de avance vinculados a pago, una paralización de 7 días puede traducirse en penalizaciones contractuales que superan ampliamente el costo de la prima mensual omitida.

Documentos clave que debe mantener el contratista en cada proyecto

Para operar sin fricciones regulatorias, el contratista debe tener disponibles en formato digital y físico en la oficina de proyecto:

• Certificación de póliza INS vigente: emitida dentro de los últimos 30 días, con número de póliza, fecha de inicio y fin de cobertura, actividad económica asegurada.
• Estado de cuenta INS: prueba ausencia de morosidad en pago de primas.
• Planilla reportada al INS del mes corriente y anterior: debe coincidir con el roster de colaboradores activos en obra (verificable contra listas de asistencia a charla de 5 minutos o firmas en PTAR).
• Contratos de trabajo: uno por colaborador, con fecha de inicio, puesto, salario y referencia al Reglamento Interno de Trabajo y al Plan de Emergencias del proyecto.
• Exámenes médicos ocupacionales (EMO): previos al ingreso, acorde al perfil de riesgo (altura, ruido, polvos, químicos). El Reglamento de Comisiones y Oficinas de Salud Ocupacional exige periodicidad anual o bienal según exposición.

La falta de cualquiera de estos documentos durante inspección constituye infracción registrable, generando antecedente para futuras licitaciones públicas.

Cómo un sistema de gestión de contratistas simplifica el cumplimiento de la Ley 6727

Cuando un mandante opera con 15 a 40 contratistas simultáneos en un proyecto de generación eléctrica o ampliación de refinería, verificar manualmente la vigencia mensual de pólizas INS, cruzarla con dotación real y mantener evidencia para auditoría del MTSS se vuelve inviable con correo y Excel.

Wallet centraliza documentos de acreditación —póliza INS, estado de cuenta, planilla reportada— en el perfil digital del contratista. El sistema alerta con 15 días de anticipación sobre vencimientos próximos de póliza o presencia de morosidad detectada en revisiones periódicas. Cada subcontratista sube su documentación renovada al portal; el responsable de SSOMA del mandante revisa, aprueba o rechaza con comentarios, y todas las acciones quedan trazadas para auditoría. Antes de cada movilización o extensión de contrato, Wallet genera un reporte de compliance con vigencia de póliza INS, EMO y PTAR de colaboradores por ingresar, asegurando que el mandante cumpla su deber de verificación y mitigue la responsabilidad solidaria.

Conclusión

La Ley N° 6727 no es un trámite de escritorio: es el eje de protección social y salud ocupacional en Costa Rica. Para contratistas y mandantes en proyectos industriales, mantener visibilidad continua sobre la vigencia de pólizas INS, ausencia de morosidad y correlación entre planilla reportada y dotación real es requisito legal y condición operativa. Un sistema digital de homologación y trazabilidad documental no solo reduce riesgo solidario, sino que acelera inspecciones del MTSS y fortalece la posición del mandante en auditorías de cliente final o entidad financiera. Solicite una demostración de Wallet en wallet.logiflex.pe/contacto para conocer cómo automatizar el ciclo de acreditación bajo normativa costarricense.